Controle van het formaat van btw-nummers

Wat dit controleert — en wat niet

Er zijn drie afzonderlijke vragen over elk btw-nummer, en ze worden vaak door elkaar gehaald:

1. Heeft het de juiste vorm? Het juiste voorvoegsel, de juiste lengte, cijfers en letters op de juiste plaatsen. Dat is wat deze pagina beantwoordt, meteen en offline.
2. Bestaat het? Of de belastingdienst het daadwerkelijk heeft uitgegeven. Alleen VIES weet dat.
3. Is het vandaag geldig voor handel binnen de EU? Een nummer kan bestaan en toch niet toegelaten zijn voor grensoverschrijdende transacties. Opnieuw: VIES.

Gebruik dit om de overschrijffout in seconden te vangen, en bevestig de echte nummers daarna in VIES. De meeste afgekeurde nummers halen stap één nooit.

Griekenland is EL, niet GR

Dit ene detail veroorzaakt meer mislukte controles dan wat ook. De ISO-landcode voor Griekenland is GR, maar het btw-voorvoegsel is EL. Systemen die het nummer uit een landveld opbouwen, produceren GR123456789, en VIES wijst dat elke keer af.

Een paar andere eigenaardigheden zijn het kennen waard: Oostenrijk zet een U na het voorvoegsel, Nederland heeft een B vóór de laatste twee cijfers, en Zweedse nummers eindigen op 01. Geen daarvan is optioneel. Belgische nummers beginnen met een nul, die in spreadsheets makkelijk verdwijnt.

Waarom het nummer van de klant uw probleem is

Verkoopt u B2B aan een andere lidstaat onder de verleggingsregeling, dan factureert u zonder btw op grond van het btw-nummer van uw klant. Blijkt dat nummer niet geldig te zijn geweest, dan kan de vrijstelling worden geweigerd — en de btw wordt dan bij u nagevorderd, niet bij de klant die u het verkeerde nummer gaf.

Daarom hoort de controle bij de transactie en niet bij het administratieve opruimwerk. VIES geeft bij elke controle een raadplegingsnummer; dat bewaren is wat aantoont dat u zorgvuldig bent geweest als later blijkt dat de registratie van de klant was vervallen.

Controleer op het moment van levering, niet één keer toen de klant werd aangemaakt. Registraties worden ingetrokken.

De gebruikelijke fouten

• Het voorvoegsel blijft in het nummerveld staan. Sommige systemen willen het land en de cijfers apart; het geheel plakken geeft BEBE0123456789.
• Een nationaal fiscaal nummer in plaats van het btw-nummer. Dat zijn vaak verschillende identificaties met verschillende lengtes — een Duits bedrijf heeft zowel een Steuernummer als een USt-IdNr., en alleen de laatste werkt over de grens.
• Voorloopnullen die een spreadsheet weghaalt. Belgische nummers beginnen met een nul, en Excel haalt die weg zodra de kolom als getal wordt behandeld.
• Letters die op cijfers lijken. Een hoofdletter O in plaats van een nul overleeft kopiëren en plakken en laat de controle geruisloos mislukken.

Formaten van btw-nummers in de EU

Veelgestelde vragen

Verwante tools