OSS of lokale btw-registratie: wat heeft u werkelijk nodig?
Vrijwel iedereen stelt deze vraag als een keuze — OSS of een lokale registratie — en juist daarom blijft het antwoord verwarren. Het zijn twee afzonderlijke regelingen, in werking gezet door verschillende gebeurtenissen. Beide nodig hebben is volstrekt normaal. Wat duur uitpakt, is een jaar later via een brief van een buitenlandse belastingdienst te vernemen dat u de tweede ook nodig had.
Het enige onderscheid dat de meeste gevallen beslecht
OSS volgt uw verkopen. Een lokale registratie volgt uw voorraad.
Het éénloketsysteem — OSS, One Stop Shop — bestaat zodat u de btw van het land van bestemming kunt aanrekenen op grensoverschrijdende verkopen aan particulieren zonder u in elk van die landen te moeten registreren. U dient één aangifte per kwartaal in via Intervat, betaalt één bedrag, en de FOD Financiën verdeelt het over de betrokken lidstaten.
Een lokale registratie is wat een land eist wanneer uw goederen zich fysiek op zijn grondgebied bevinden. Eén pallet in een Tsjechisch magazijn schept een Tsjechische verplichting vanaf het eerste stuk, of u er één verkoopt of tienduizend. Omzet doet niet mee. OSS verandert daar niets aan.
Houd die twee zinnen vast en de rest van deze pagina is detail.
Wat OSS dekt
- Goederen verkocht aan particulieren in andere lidstaten en verzonden vanuit België
- Telecommunicatie-, omroep- en elektronische diensten aan particulieren in andere lidstaten
Dat is de hele lijst. Voor een doorsnee Belgische webshop is dat vaak 100 % van de grensoverschrijdende activiteit — en daarom voelt OSS als een volledige oplossing aan, tot de dag dat het dat niet is.
Onder de Europese drempel van € 10.000 per jaar mag u dit alles overslaan en het Belgische tarief van 21 % blijven aanrekenen. Erboven gelden de tarieven van het land van bestemming, en wel vanaf de transactie die de grens overschrijdt — niet vanaf het volgende kwartaal.
Wat OSS niet dekt
- Goederen verzonden uit een magazijn in een ander land. Staat uw voorraad in Duitsland en gaat een zending naar een Duitse klant, dan is dat een binnenlandse Duitse verkoop. Die vraagt een Duitse registratie en een Duitse aangifte, geen OSS.
- Verplaatsingen van uw eigen voorraad over de grens. Goederen van Antwerpen naar een Spaans magazijn brengen is aan beide zijden een te melden handeling, zonder dat er iets verkocht is.
- B2B-verkopen. Die lopen via de btw-verlegging en vallen volledig buiten OSS.
- Aftrekbare btw. Een OSS-aangifte verklaart alleen de verschuldigde belasting. Er is geen vak om buitenlandse btw terug te vragen.
Dat laatste punt treft verkopers met noemenswaardige lokale kosten — opslag, fulfilment, advertenties gefactureerd met lokale btw — die vervolgens ontdekken dat de OSS-aangifte daar niets voor voorziet. Terugvordering loopt dan via een lokale registratie, of via de Europese teruggaafprocedure, die u in België aanvraagt via Intervat. Dat staat los van de invoer-btw, waarvoor uw vergunning ET 14.000 de verlegging naar de periodieke aangifte regelt: aangeven en aftrekken in dezelfde aangifte, zonder voorschot aan de douane.
De beslissing, op volgorde
- Slaat u goederen op buiten België? Zo ja, dan hebt u een lokale registratie nodig in elk van die landen. Dat is niet optioneel en geen enkele drempel beschermt u. Beantwoord deze vraag eerst, want ze overrulet al de rest.
- Liggen uw grensoverschrijdende verkopen aan particulieren boven € 10.000 per jaar? Zo ja, dan gelden bestemmingstarieven. Registreer u voor OSS, tenzij aangifte doen in zeven landen u bevalt.
- Onder de drempel? U mag 21 % blijven aanrekenen. Maar ga na of dat wel in uw voordeel is — dat is het niet altijd.
Stap drie slaat iedereen over. Een Belgische verkoper rekent 21 %; met OSS naar Duitsland op 19 % of Luxemburg op 17 % leveren dezelfde etiketprijzen meer netto op. Op een artikel van € 49,99 inclusief btw is het Belgische netto € 41,31, het Duitse € 42,01 en het Luxemburgse € 42,73: anderhalf tot drie punten marge per order, zonder aan de prijs te raken. Naar Hongarije op 27 % kantelt de rekening: daar houdt diezelfde prijs nog € 39,36 over. Daarom is vrijwillig toetreden vóór de drempel soms een commerciële beslissing en niet alleen een fiscale — en daarom ook niet altijd.
Wat elke optie kost
OSS is gratis om u te registreren en gratis in gebruik. U dient één extra kwartaalaangifte in. Rekent uw boekhouder daarvoor iets aan, dan is het een klein vast bedrag.
Een lokale registratie kost een eenmalige opzet en daarna een terugkerend nalevingstarief per land per maand, in de praktijk tussen € 50 en € 150 afhankelijk van land en dienstverlener. Sommige landen eisen bovendien een fiscaal vertegenwoordiger voor niet-gevestigde ondernemingen, wat kosten toevoegt en soms een bankgarantie. Een onderneming uit de Unie heeft die in beginsel niet nodig; een onderneming van buiten de Unie vaak wel.
Vermenigvuldig dat met het aantal landen waarin een fulfilmentprogramma uw voorraad stilletjes heeft verspreid en de rekensom wordt snel onaangenaam. Dat is de echte prijs van pan-Europese FBA, en hij staat nooit op het inschrijvingsscherm.
Waar verkopers vastlopen
Pan-Europese FBA. Het programma herverdeelt uw voorraad over magazijnen in verschillende landen zodat leveringen sneller aankomen. Die snellere levering is echt. De registratieplicht in elk land waar uw voorraad landt ook — vaak vijf of zes. Men schrijft zich in voor de conversie en verneemt de rest veel later. De Amazon FBA-calculator rekent de commissies door; de naleving niet, en die kantelt de som vaak.
Uitbestede fulfilment in het buitenland. Zelfde mechanisme, kleinere schaal. Een 3PL in Venlo of Barcelona is voorraad in Nederland of Spanje.
Denken dat de drempel weer op nul gaat. Zodra u de € 10.000 overschrijdt, binden de bestemmingsregels u voor de rest van dat kalenderjaar en het volledige jaar erna, ook als de verkopen terugvallen.
Te vroeg uitschrijven. OSS verlaten wist de schulden van al gedekte periodes niet uit, en opnieuw toetreden heeft zijn eigen termijnregels.
Reken het zelf na
De OSS-drempelcalculator laat zien hoeveel van de € 10.000 u hebt opgebruikt, ongeveer wanneer u er bij dit tempo door gaat, en hoe uw btw eruitziet vóór en na tussen twee willekeurige lidstaten — de tarieven komen uit de EU-tarieventabel. Slaat u in meer dan één land op, vink dat aan: de tool zegt u ronduit dat de drempel niet op u van toepassing is.
Niets hiervan vervangt een boekhouder die uw opzet kent. Het betekent wel dat u dat gesprek ingaat met de wetenschap welke van de twee vragen u eigenlijk stelt.
Veelgestelde vragen
Ja, en veel verkopers moeten dat. OSS behandelt uw grensoverschrijdende verkopen verzonden uit België; lokale registraties behandelen verkopen uit voorraad die in die landen ligt. Ze dekken verschillende handelingen en overlappen niet.
Nee. Een OSS-aangifte verklaart alleen verschuldigde btw. Voor terugvordering hebt u een lokale registratie in dat land nodig, of een aanvraag onder de Europese btw-teruggaafprocedure, die u via Intervat indient.
Voor een groot deel van de grensoverschrijdende verkopen aan particulieren wordt het platform als leverancier aangemerkt en draagt het zelf de btw af. Dat neemt de verplichtingen niet weg die voortvloeien uit waar uw voorraad ligt, en het dekt de verkopen via uw eigen webshop niet.
Nee. IOSS is de invoerregeling, voor zendingen tot € 150 die vanuit een derde land naar Europese consumenten gaan — zie invoer-btw onder € 150. OSS dekt bewegingen binnen de Unie. Andere regeling, andere registratie.
Een onderneming die in de Unie is gevestigd, in beginsel niet: die registreert zich rechtstreeks bij de administratie van het betrokken land. De eis geldt vooral voor ondernemingen van buiten de Unie en verschilt per lidstaat, bankgarantie inbegrepen. Ga dat na vóór u een dienstverlener kiest, niet erna.