Drie opmaken, en waarom er geen Belgische bij zit
De module kent drie profielen: de Poolse factuur, de Duitse Rechnung en een algemene EU-opmaak. Op de Nederlandstalige versie staat die laatste voorgeselecteerd.
Dat is geen vergetelheid maar een bekentenis. Een landprofiel is hier geen vertaling: het zijn de verplichte velden van de lokale wet, de drempels, de voorgeschreven vermeldingen en de gebruiken in de opmaak, stuk voor stuk nagegaan. Het Poolse en het Duitse profiel bestaan omdat ze zo gemaakt zijn. Een profiel «België» aankondigen dat alleen een etiket op de algemene opmaak zou zijn, is erger dan nuttig: u zou denken een factuur naar Belgisch recht in handen te hebben.
De EU-opmaak draagt wat artikel 226 van de btw-richtlijn aan elke factuur in de Unie oplegt, en dat dekt het grootste deel van wat in België verwacht wordt. Laat ze door uw boekhouder nakijken voordat u ze in serie gebruikt.
Wat het controleert vóór het afdrukken
Een ontbrekend verplicht veld is geen opmaakprobleem: een factuur zonder nummer, zonder datum van levering of zonder btw-nummer van de verkoper is geen geldige factuur. De generator weigert die af te drukken en zegt welk veld ontbreekt.
Hij blokkeert ook twee tegenstrijdigheden die per ongeluk makkelijk ontstaan: verlegging met toch btw op de regels, en de kleineondernemingsregeling met een tarief dat niet nul is. In beide gevallen zou het document twee tegengestelde dingen tegelijk zeggen.
Waarschuwingen staan los van fouten en blokkeren het afdrukken nooit. De generator kent de omstandigheden van uw verkoop niet, dus waar een regel daarvan afhangt meldt hij het en laat hij de beslissing bij u.
Een pdf is geen e-factuur
Dit is het stuk om te lezen voordat u op de uitvoer vertrouwt voor echt zakelijk gebruik.
In België is gestructureerde elektronische facturatie tussen btw-plichtige ondernemingen verplicht: B2B-facturen gaan via het Peppol-netwerk in een gestructureerd formaat. Een afgedrukt document of een pdf is niet hetzelfde als een gestructureerde elektronische factuur, hoe correct het er ook uitziet. Nederland kent zijn eigen regels, met Peppol als de gangbare weg richting de overheid.
Waar deze generator vandaag goed voor is: proforma’s, offertes, B2C-verkoop, concepten die u nakijkt voordat u ze elders invoert, en elk geval waarin een papieren document of pdf is wat de tegenpartij verwacht. Vinkt u het B2B-vakje aan, dan zegt de generator dit rechtstreeks in plaats van u het te laten ontdekken via een klant die de factuur weigert.
Of en per wanneer de verplichting op u van toepassing is, hangt van uw situatie af: ga dat na bij uw boekhouder of bij de FOD Financiën, niet hier.
Waar de bedragen worden afgerond
Elk bedrag wordt in centen berekend, als geheel getal, nooit als decimaal — zo ontstaat een totaal dat een cent afwijkt van de som van zijn regels.
De volgorde ligt vast en is bewust gekozen: elke regel wordt eerst berekend en afgerond, daarna worden de regels opgeteld. In plaats daarvan het totaal afronden wordt in de meeste lidstaten eveneens aanvaard en geeft een antwoord dat een cent of twee verschilt. Wat telt is dat u er één consequent toepast, dus die keuze staat in de module vast in plaats van aan het toeval te worden overgelaten.
Waarom deze de pagina herlaadt
Alle andere rekentools hier draaien in uw browser en werken bij terwijl u typt. Deze verstuurt een formulier en komt terug met een pagina, wat trager is en uitleg verdient.
De documentmodule — de veldregels per land, de controles, de opmaak — is een apart, gesloten project dat nooit bij uw browser komt. Dat is een bewuste ruil: de module blijft waar ze is, en in ruil krijgt u een heen-en-weer in plaats van een onmiddellijk resultaat.
Wat dat voor uw gegevens betekent staat in het privacybeleid, en kort gezegd: wat u typt dient om het document op te maken en verder niets. Het wordt niet opgeslagen, niet gelogd en nergens naartoe gestuurd.