Europese btw-begrippen voor grensoverschrijdende verkopers
Grensoverschrijdende btw heeft een kleine woordenschat en een groot vermogen tot verwarring, vooral omdat verscheidene van deze regelingen op elkaar lijken en verschillende dingen dekken. OSS en IOSS liggen één letter en één continent uit elkaar; de verlegging is geen regeling waarbij u zich aansluit maar een regel die op u van toepassing is.
Elk begrip hieronder begint met wat het is, dan wat het dekt, dan waarmee het gewoonlijk wordt verward. De tarieven en administraties die worden genoemd zijn die van een in België gevestigde verkoper: 21 % standaardtarief, de FOD Financiën aan de overkant, en Intervat als het loket waar het langs gaat.
OSS (éénloketsysteem)
Een regeling waarmee u de btw op grensoverschrijdende verkopen aan particulieren in andere EU-landen aangeeft via één kwartaalaangifte in België, in plaats van u in elk van die landen te registreren.
Wanneer het geldt
Zodra uw grensoverschrijdende verkopen aan EU-consumenten boven € 10.000 per jaar uitkomen, moet u het btw-tarief van het land van bestemming aanrekenen. OSS is hoe de meeste verkopers het papierwerk daarna regelen: één registratie, één aangifte via Intervat, één betaling, die de FOD Financiën over de lidstaten verdeelt.
U kunt ook vrijwillig toetreden onder de drempel, wat de moeite waard is wanneer de bestemmingstarieven lager liggen dan de Belgische 21 %.
Wat het niet dekt
OSS volgt uw verkopen, niet uw voorraad. Goederen die uit een magazijn in een andere lidstaat vertrekken, zijn daar een binnenlandse verkoop en vragen een lokale registratie — geen drempel beschermt u. Het kan ook niet worden gebruikt om buitenlandse voorbelasting terug te vragen.
IOSS (invoerregeling éénloket)
Een regeling voor goederen die vanuit een derde land naar EU-consumenten gaan in zendingen tot € 150. U int de invoer-btw bij het afrekenen en geeft ze maandelijks aan, zodat het pakket bij aankomst niet wordt tegengehouden.
Waarom het commercieel telt
Zonder IOSS betaalt de koper de invoer-btw bij levering, plus de inklaringskosten van de vervoerder — vaak € 5 tot € 15. Klanten nemen die kosten veel kwalijker dan de belasting zelf, en het levert geweigerde leveringen en terugboekingen op.
De gangbare verwarring
IOSS is niet OSS. OSS dekt bewegingen binnen de Unie; IOSS dekt invoer van buiten. Twee afzonderlijke regelingen met afzonderlijke registraties.
De grens van € 150 geldt per zending, niet per artikel, en ontheft alleen van douanerechten — btw is verschuldigd vanaf de eerste cent.
De IOSS-regeling stap voor stap
Eén registratie. U registreert zich in één lidstaat en krijgt een IM-nummer dat in de hele Unie geldt. Een verkoper buiten de EU registreert zich via een in de Unie gevestigde tussenpersoon, die aangifte doet en hoofdelijk aansprakelijk is — tenzij zijn land een verdrag over wederzijdse bijstand met de EU heeft.
In de winkelwagen. U rekent het tarief van het land van de koper, voor zendingen met een intrinsieke waarde tot en met 150 €. Intrinsieke waarde is de goederenwaarde alleen: apart vermelde vracht en verzekering tellen niet mee voor de drempel.
Aan de grens. Het IM-nummer hoort op de douaneaangifte, niet op de factuur aan de koper. Het bereikt de douane via degene die het pakket aangeeft — vervoerder of postbedrijf — en daar loopt de regeling het vaakst mis: staat het nummer niet op de aangifte, dan heft de douane de invoer-btw een tweede keer, bij de koper, aan de deur.
Elke maand. Eén aangifte, één betaling, voor alle lidstaten waar u verkocht; administratie tien jaar bewaren. De regeling dekt alleen de btw — onder 150 € zijn er geen invoerrechten, en boven 150 € valt de zending helemaal buiten IOSS.
Btw-verlegging
Een mechanisme waarbij de koper, en niet de verkoper, de btw afdraagt. U factureert een btw-plichtige onderneming in een andere lidstaat zonder belasting, en zij verwerkt de handeling in haar eigen aangifte.
Wat het vereist
Een geldig btw-nummer van de klant, gecontroleerd op het tijdstip van de handeling, en een factuur met de vermelding « Btw verlegd ». Beide tellen: de vrijstelling rust op de geldigheid van het nummer, niet op het woord van de klant.
Waar het risico ligt
Bij u. Blijkt het nummer ongeldig, dan vordert de administratie de btw na bij de leverancier, niet bij de klant die het verkeerde nummer aanleverde. Het VIES-consultatienummer bij de factuur bewaren is het gebruikelijke bewijs dat u hebt gecontroleerd.
VIES
De dienst van de Europese Commissie die bevestigt of een EU-btw-nummer bestaat en geldig is voor grensoverschrijdende handel. Hij bevraagt live de databank van elke lidstaat.
Wat een negatief resultaat betekent
Niet altijd dat het nummer vals is. Gangbare oorzaken zijn een onderneming die binnenlands is geregistreerd maar niet voor intracommunautaire handelingen, een geschrapte registratie, of een nationale databank die tijdelijk onbereikbaar is — een storing in één land ziet er precies uit als een ongeldig nummer.
Bewaar het bewijs
Elke bevraging levert een consultatienummer op. Dat bij de factuur bewaren is hoe u zorgvuldigheid aantoont als later blijkt dat de registratie van de klant was vervallen. Controleer op het tijdstip van de handeling, niet één keer bij het openen van het klantdossier.
Verlegging van invoer-btw
Een regeling in verscheidene lidstaten waarmee u de invoer-btw op uw periodieke aangifte verwerkt in plaats van haar aan de grens te betalen en later terug te vragen. In België loopt dat via de vergunning ET 14.000.
Wat het verandert en wat niet
Het bedrag is identiek; alleen de timing verschuift. In plaats van bij inklaring te betalen en weken op de teruggaaf te wachten, geeft u aan en trekt u af in dezelfde aangifte, met saldo nul.
Voor een regelmatige importeur is dit een van de grootste beschikbare verbeteringen in werkkapitaal, en het kost niets dan een aanvraag. In België moet u de vergunning wel echt aanvragen — ze komt niet vanzelf. Beschikbaarheid en voorwaarden verschillen per lidstaat, dus kijk naar het land waar u werkelijk inklaart.
De-minimisdrempel
De waarde waaronder geen douanerecht wordt geheven — € 150 per zending in de Unie. Ze ontheft niet van de invoer-btw, die vanaf de eerste cent verschuldigd is.
Wat mensen verkeerd hebben
De oude btw-vrijstelling van € 22 voor zendingen van geringe waarde werd in 2021 afgeschaft. Daarom hielden pakketjes uit Azië op goedkoop te zijn: de vrijstelling van rechten blijft, die van btw niet.
Eén bestelling in meerdere zendingen knippen om onder € 150 te blijven, geldt als ontwijking wanneer de goederen samen zijn besteld, en het is precies het patroon waar douanesystemen naar zoeken.